Här följer processen hur det går till att vara ansvarig handläggare för en viss sponsor. Kanske är det så att du går in någonstans i mitten av punkterna, eller gör allt från början. Se det som en checklista för att se så ingenting blir glömt i hanteringen.
Detta gäller alla paketsponsorer
- Skicka informationsblad
- Hör av dig till företaget
- Träffas gärna för närmare diskussioner
- Skicka vårt förslag på avtal
- Få tillbaka påskrivet avtal (ordförande skriver under för oss)
- Lägg upp påskrivet avtal på Sponsorsgruppens sida på hemsidan:
- Logga in på hemsidan
- Gå till Sponsorsgruppen
- Tryck på dokument
- Tryck på Ladda upp
- Välj din fil
- Filens namn ska vara endast företagets namn
- I Beskrivning ska det stå "Till och med XXX"
- Lägg filen i mappen för Aktuella avtal
- Uppdatera företagets uppgifter i SportAdmin
- Logga in på en dator (eller använd webversionen på en mobil)
- Gå till CRM
- Gå till Organisationer
- Uppdatera uppgifterna genom:
- Finns företaget i listan, tryck på företaget
- Finns företaget inte i listan, tryck på Lägg till organisation
- Fyll i alla kända uppgifter, koppla också till rätt grupp och år
- Om det finns en fakturaadress ska den vara huvud E-posten, övriga skrivs under övrigt
- Fakturera
- Logga in på en dator (eller använd webversionen på en mobil)
- Gå till fakturering
- Gå till Skapa manuella fakturor
- Sök fram rätt mottagare
- Tryck välj
- När företaget ligger under Valda fakturamottagare trycker du på Steg 2
- Ange dagens datum som fakturadatum
- Kopiera fakturatexten från "Sponsorer XXXX"
- Tryck på Steg 3
- Välj Sponsorsintäkt som Typ och ange rätt belopp
- Tryck på Steg 4
- Granska hur det blev, och tryck sedan Skapa fakturor
- Kontrollera att betalning kommit in
- Logga in på en dator (eller använd webversionen på en mobil)
- Gå till CRM
- Gå till Organisationer
- Tryck på företaget
- Tryck på Betalningar
- Skulle en förfallen faktura vara obetald, så kan det bero på att bokföringen för perioden inte är klar ännu - kolla detta med föreningens bokföringsansvarige
- Se till att rätt skyltar sitter uppe
- Kika i avtalet vad företaget har rätt till och jämför med verkligheten
- Saknas någon eller behöver bytas ut?
- Kontakta Texthuset och meddela vad som behövs
- Hör med dem ifall de har loggan sedan tidigare
- Meddela företaget att ny skylt produceras och be dem skicka logga till Texthuset om det behövs
- När ny skylt är färdig meddelas detta till ansvariga för skyltuppsättning, alternativt anlitas Texthuset att också sätta upp den nya skylten
Om du inte lyckas få in påskrivet avtal
- Sådant händer av och till
- Har ni kommit överens att de ska vara sponsorer så faktureras företaget ändå efter en tid har gått som vi försökt få tag på avtalet
- Kom ihåg att försöka få in avtalet vid nästa möjliga tillfälle
Detta gäller övriga sponsorer (matchdagssponsorer)
- Skicka informationsblad
- Hör av dig till företaget
- Träffas gärna för närmare diskussioner
- Uppdatera företagets uppgifter i SportAdmin
- Logga in på en dator (eller använd webversionen på en mobil)
- Gå till CRM
- Gå till Organisationer
- Uppdatera uppgifterna genom:
- Finns företaget i listan, tryck på företaget
- Finns företaget inte i listan, tryck på Lägg till organisation
- Fyll i alla kända uppgifter, koppla också till rätt grupp och år
- Om det finns en fakturaadress ska den vara huvud E-posten, övriga skrivs under övrigt
- Fakturera
- Logga in på en dator (eller använd webversionen på en mobil)
- Gå till fakturering
- Gå till Skapa manuella fakturor
- Sök fram rätt mottagare
- Tryck välj
- När företaget ligger under Valda fakturamottagare trycker du på Steg 2
- Ange dagens datum som fakturadatum
- Kopiera fakturatexten från "Sponsorer XXXX"
- Tryck på Steg 3
- Välj Sponsorsintäkt som Typ och ange rätt belopp
- Tryck på Steg 4
- Granska hur det blev, och tryck sedan Skapa fakturor
- Kontrollera att betalning kommit in
- Logga in på en dator (eller använd webversionen på en mobil)
- Gå till CRM
- Gå till Organisationer
- Tryck på företaget
- Tryck på Betalningar
- Skulle en förfallen faktura vara obetald, så kan det bero på att bokföringen för perioden inte är klar ännu - kolla detta med föreningens bokföringsansvarige
- Om möjligt - försök att skriva avtal även med dessa sponsorer
