Hej alla ledare!

Här kommer en liten statusuppdatering på 2 vanligt förekommande frågor för tillfället:

Matchkläderna

Vi har nya matchkläder på gång. Just nu är de på tryck. Som vanligt är det tröja och shorts (ungdomsspelarna står för egna sockar). Vi är en grupp som gör vårt bästa för att få klart kläderna så snart som möjligt men vi ber om ert tålamod.

Vår ambition är att åtminstone våra representationslag spelar med de nya matchställen nu på fredag (detta är vi övertygade om att klara av). I mån av tid kommer vi också försöka få färdigt matchställen till dem som spelar match nu i helgen, det är dock inte säkert utan förbered er att ni kan behöva spela i de gamla ställen.

En av orsakerna som kan göra att vi inte får färdigt kläderna till andra lag förutom representationslagen är att vi kommer behöva försöka få till en organiserad utlämning så att vi vet vilka lag som fått vilka tröjor och samkört storlekar och nummer med rätt lag. Vill du vara med och organisera detta på fredag eftermiddag så hör du av dig till Erik Lek.

Medlemsregistret

SportAdmin har en funktion som gör att spelare som inte betalar medlemsavgiften åker ut från våra medlemsgrupper. Denna funktion kan man tycka både gott och ont om, och jag tror det vore bra om vi inom föreningen för en diskussion om vi ska använda funktionen i fortsättningen. Tills vidare är den nu dock avstängd pga problemen den har medfört.

Ni kanske har råkat ut för något av följande:

• Spelare försvunnit från medlemsgruppen
  • Både spelare som inte betalat och spelare som betalat familjemedlemskap
• Spelare får inte längre kallelse
• Spelare har blivit registrerade som ledare

Problemen vi går igenom för tillfället grundar sig i att vår organisation (framförallt jag själv) har inte lyckats lösa den manuella hantering som behövts för att genomdriva den familjerabattstruktur som röstades igenom på årsmötet 2023.

Våra åtgärder:

• Vi har för närvarande stängt av funktionen där spelare tas bort från systemet
• Vi har på årsmötet 2024 röstat igenom en ny familjerabattstruktur som är integrerad i SportAdmins vanliga funktioner
• Vi försöker så fort vi kan åtgärda de felen som har blivit i systemet
  • Ofta är det saker som vi inte upptäcker själva utan är tacksamma om ni fortsätter meddela när ni märker att någonting är fel

Längre förklaring för den som är intresserad

• Årsmötet 2023 bestämde att årets familjemedlemskap skulle vara att alla betalar medlemsavgift och att familjer endast behöver betala max 2 träningsavgifter
• SportAdmin har en funktion för familjemedlemskap som bygger på att familjer får ett pris att betala, oavsett hur många personer och oavsett hur gamla, oavsett vad ordinarie medlemsavgift och oavsett vad ordinarie träningsavgift är
• Vi kunde därför inte använda SportAdmins funktion och har därför stängt av den för i år
• I samarbete med SportAdmin tog Erik fram ett manuellt sätt att genomdriva vår struktur för familjemedlemskapet. Vi var då också förvarnade om att en manuell hantering kan medföra en del brister och risk till misstag och problem. Men arbetssättet vi försöker följa ska kunna fungera, så länge det sköts på ett korrekt sätt
• Vårt arbetssätt är:
  • Familjemedlemmar mailar in vilka som ingår i familjen
  • Vi meddelar vad just den familjens familjemedlemskap kostar
  • Familjen Swishar in sin betalning
  • Vi bockar manuellt av inbetalningarna i systemet
• Vi har efter bästa förmåga försökt följa arbetssättet, men har misslyckats med att bocka av inbetalningarna i tid, innan medlemmarna försvunnit från sina medlemsgrupper. Detta beror på:
  • Vi har prioriterat andra uppgifter
  • Även ifall vi har ett arbetssätt har vi inte fått in rätt rutiner
  • Problemen som uppstått förutsågs inte

Hör gärna av er med upplysningar om vidare bekymmer och feedback om SportAdmin till Erik Lek så försöker vi få till det bättre framöver.